Bon fiscal vs. notă de plată: care e diferența

Pe scurt: nota de plată este un document informativ pe care localul îl înmânează clientului înainte de plată, ca acesta să vadă ce are de achitat. Bonul fiscal este documentul fiscal emis de casa de marcat după plată. Nota nu ține loc de bon; bonul rămâne obligatoriu la orice încasare.

Multă lume folosește cele două noțiuni ca și cum ar fi același lucru. Nu sunt. Confuzia poate costa scump la un control, pentru că doar unul dintre cele două documente are valoare fiscală. Iată diferența, clar și fără limbaj complicat.

Ce este nota de plată

Nota de plată (sau „nota de consum”) este o listă informativă cu ce a consumat masa: preparate, băuturi, cantități, prețuri și totalul de achitat. Rolul ei este simplu — clientul vede ce are de plătit înainte să scoată banii sau cardul.

Nota de plată nu este un document fiscal. Nu iese din casa de marcat, nu se transmite la ANAF și nu dovedește, singură, că ați încasat legal. Este un instrument de transparență față de client — iar în HoReCa (restaurante, cafenele, baruri) operatorul are obligația de a o înmâna clientului înainte de bonul fiscal.

De la 1 ianuarie 2023, odată cu regimul bacșișului, nota de plată din restaurante a căpătat și un rol în plus: pe ea clientul alege bacșișul, dintr-o grilă cu procente (între 0% și 15% din valoarea consumului) sau cu o sumă la alegere. Despre bacșiș pe bon am scris pe larg aici.

Ce este bonul fiscal

Bonul fiscal este documentul fiscal emis de o casă de marcat electronică fiscală (AMEF) în momentul plății. El dovedește că tranzacția a fost înregistrată fiscal și că datele ajung la ANAF. Este obligatoriu la orice încasare de la client, în numerar sau prin card.

Un bon fiscal conține datele emitentului (denumire, cod fiscal, serie aparat), data și ora, produsele cu prețuri, defalcarea pe cote de TVA și totalul. Bacșișul, dacă a fost lăsat, apare tot pe bon, ca linie distinctă. Despre ce casă de marcat vă trebuie și cum se pune în funcțiune am detaliat în ghidul de casă de marcat pentru restaurant.

Diferențele principale, punct cu punct

• Natura documentului. Nota de plată este informativă. Bonul fiscal este document fiscal.
• Cine îl emite. Nota o scoateți din programul localului (sau o scrieți de mână). Bonul îl emite doar casa de marcat fiscală.
• Când apare. Nota vine înainte de plată, ca să vadă clientul totalul. Bonul se emite la plată.
• Valoarea la ANAF. Nota nu se raportează. Bonul se înregistrează fiscal și datele ajung la ANAF.
• Obligativitatea. Bonul fiscal este obligatoriu la orice încasare. Nota de plată se înmânează clientului înainte de bon — obligatoriu în restaurante, cafenele și baruri.

Pe scurt: nota vă ajută să comunicați cu clientul, bonul vă ține în legalitate. Sunt complementare, nu interschimbabile.

Când se emite fiecare

Ordinea firească într-un local este aceasta: clientul cere nota, o verifică, alege eventual bacșișul, plătește, iar apoi casa de marcat scoate bonul fiscal.

Nota nu înlocuiește niciodată bonul. Chiar dacă i-ați dat clientului nota de plată, la încasare trebuie emis și bonul fiscal. Iar bonul se emite chiar dacă clientul nu îl cere și chiar dacă „uită” să îl ia — obligația de a-l emite vă aparține.

Ce obligații legale aveți

Două obligații nu trebuie confundate:

1. Bonul fiscal — obligatoriu la orice livrare de bunuri sau prestare de servicii cu încasare de la populație, conform OUG nr. 28/1999. Neemiterea bonului se sancționează dur.
2. Nota de plată — în restaurante, cafenele și baruri, se înmânează clientului înainte de bon (obligație a operatorului, nu la cerere) și trebuie să conțină secțiunea de bacșiș (procente între 0% și 15% și opțiunea de sumă la alegere), conform regimului bacșișului introdus prin Legea nr. 376/2022 (care modifică OUG nr. 28/1999), în vigoare de la 1 ianuarie 2023.

Nerespectarea obligațiilor legate de bacșiș și de nota de plată se sancționează cu amendă. Pentru cuantumul exact aplicabil situației dumneavoastră și pentru forma precisă a notei de plată, confirmați cu contabilul sau cu ANAF — normele de aplicare se pot actualiza.

Cum le țineți separate, dar dintr-un singur sistem

În practică, un local bine organizat scoate ambele documente din același program, fără să tasteze de două ori. Nota de plată se listează din sistem când o cere clientul (la o imprimantă termică obișnuită), iar bonul fiscal iese din casa de marcat, la plată, cu aceleași produse și cu bacșișul deja ales pe notă.

MESA lucrează exact așa: comanda construită la masă devine notă de plată printată la masă și, la încasare, se transformă automat în bon fiscal pe o casă de marcat Datecs, cu cotele de TVA și bacșișul puse corect — cu protecție împotriva bonului dublu și fără retastare. Cele două documente rămân distincte, dar vin din același flux.

Așa dispare confuzia dintre ele: nota informează clientul, bonul acoperă partea fiscală, iar dumneavoastră nu vă mai gândiți la ce document iese și când. Faceți o socoteală rapidă sau programați o demonstrație ca să vedeți fluxul complet pe meniul dumneavoastră.

Întrebări frecvente

Nota de plată ține loc de bon fiscal?

Nu. Nota de plată este un document informativ, fără valoare fiscală. La încasare, casa de marcat trebuie să emită bonul fiscal, indiferent dacă ați dat sau nu nota.

Este obligatorie nota de plată în restaurant?

În restaurante, cafenele și baruri, nota de plată se înmânează clientului înainte de plată (obligatoriu, nu la cerere) și trebuie să includă secțiunea de bacșiș. Bonul fiscal, în schimb, este obligatoriu la orice încasare.

Care e diferența dintre notă de plată și bon fiscal?

Nota de plată este informativă și se dă înainte de plată, ca să vadă clientul totalul. Bonul fiscal este documentul fiscal emis de casa de marcat la plată și se transmite la ANAF. Doar bonul are valoare fiscală.

Trebuie să emit bon dacă clientul nu îl cere?

Da. Obligația de a emite bonul fiscal vă aparține și nu depinde de cererea clientului. Bonul se emite la fiecare încasare.

Unde apare bacșișul — pe notă sau pe bon?

Pe amândouă. Pe nota de plată clientul alege bacșișul (procent sau sumă), iar pe bonul fiscal bacșișul apare ca linie distinctă, așa cum cere legea.

Nota de plată se transmite la ANAF?

Nu. Nota de plată nu se raportează la ANAF. Doar bonul fiscal se înregistrează fiscal și ajunge la ANAF prin casa de marcat.

Pas următor

Reținerea de bază este simplă: nota de plată vorbește cu clientul, bonul fiscal vorbește cu ANAF. Prima e informativă (nefiscală), dar în restaurante, cafenele și baruri înmânarea ei înainte de bon este obligatorie; al doilea e fiscal, obligatoriu la fiecare încasare. Cine le confundă riscă fie neînțelegeri cu clientul, fie o amendă la control.

Dacă vreți să vedeți cum ies ambele documente dintr-un singur flux, fără retastare și cu protecție împotriva bonului dublu, programați o demonstrație pe activitatea localului dumneavoastră.

---

Surse: OUG nr. 28/1999 privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale (actualizată); Legea nr. 376/2022 pentru modificarea și completarea OUG nr. 28/1999 (regimul bacșișului, în vigoare de la 1 ianuarie 2023); ANAF — secțiunea Aparate de marcat electronice fiscale și precizări privind bacșișul. Informațiile au caracter general; pentru forma exactă a notei de plată și pentru situația firmei dumneavoastră, confirmați cu contabilul sau cu ANAF.